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bet体育365官网正规档案立卷归档制度

第一章  总则

第一条 为进一步加强我校立卷归档工作，确保学校档案完整，根据《中华人民共和国档案法》、《国家行政机关公文处理办法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》以及《bet体育365官网正规档案管理办法》等有关法规和规定，结合我校实际,制定本细则。

第二条 凡是记录和反映我校主要职能活动和基本历史面貌的具有保存利用价值的各种文字、图表、照片、声像、实物、电子等不同载体的文件材料，除经学校同意可设分室保管的以外，都必须立卷归档，向学校档案馆移交。

第三条 国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学院和社会具有保存价值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案馆收存。

第四条 归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。

第五条 档案馆及学校直属部门要严格按照立卷归档的职责分工要求，认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校和社会的发展做出贡献。

第六条 档案立卷归档工作由各部门档案人员承担，受本部门主管档案工作的负责人领导，立卷归档业务受档案部门的指导、检查和监督。各部门的档案人员，负责本部门文件材料的收集、整理、立卷、归档、移交工作。

第二章  归档范围与保管期限

第七条 我校归档范围包括党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、人物、声像、实物十二大类，具体类目名称详见《bet体育365官网正规各类档案归档范围及保管期限》。归档的重点内容是：

1.上级机关下发的文件；同级机关和非隶属机关印发的与我校相关业务往来文件和需要执行的法规性文件。

2.学校党、政管理部门形成的各种公文、简报、统计报表、调查报告、经验介绍、规章制度、合同协议以及召开重要会议、开展重要活动、接待重要来宾等工作中形成的文件材料。

3.学校教学管理、学科建设、实验室建设、招生、学籍、学位、课堂教学与教学实践、教材建设、毕业分配等工作中形成的文件材料。

4.学校科研管理及科研项目在立项、实验、总结鉴定、申报奖励与推广应用各阶段形成的文件材料。

5.学校房地产管理及基建工程在立项审批、设计、施工、竣工验收、改建扩建等过程中形成的文件材料。

6.学校购置的国产和国外引进的精密、贵重、稀缺的仪器设备（价值在10万元以上）的全套随机技术文件以及接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

7.学校编辑出版的校报、学报等重要报刊的管理文件和审稿单、样报、样刊等出版物材料。

8.学校与外国团体或个人在学术研究、合作办学、人员交流以及留学生工作中形成的文件材料。

9.学校财务管理文件及会计活动中形成的报表、账簿、凭证、工资册等会计核算材料。

10.上述各种工作中形成的重要声像、电子文件、实物等。

第三章  立卷归档的原则、方法及职责要求

第八条 学校各部门要将归档工作纳入工作计划和规划，纳入相应的管理制度，纳入管理人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作时，应同步布置、检查、总结、验收档案工作，以保证每项重要工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第九条 各立卷单位应按问题、时间、主要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，考虑其保存价值、要分类组卷。

第十条 立卷归档前，立卷人员首先应将归档的文件材料收集齐全，认真分析档案材料的内容，进行科学系统整理。

第十一条 立卷必须区分不同的保存价值。文件材料保管期限划分为永久、长期、短期三种。有的需要划分密级的分为秘密、机密、绝密，根据密级等级分开立卷。

第十二条 建立预立卷制度。各立卷单位应于上年底或本年初，根据本部门业务范围，参照上年度案卷目录，拟定本年度案卷类目。根据工作发展变化情况，案卷类目可作必要的修改和补充，作为平时立卷的依据。

第十三条 有关部门在鉴定、验收科研成果、基建工程、产业项目、重要仪器设备等时，应知会档案部门对应归档的文件材料加以审查，双方签署意见。没有完整、准确、系统、规范的文件材料的项目，不予验收，没有档案部门的签字盖章，财务部门不予结算。

第十四条 各部门要建立健全收发文及重要事项登记制度，为核对归档文件是否齐全完整提供依据。

1.机关党政职能处室必须建立收发文登记簿，对本部门收发文件逐项填写，同时应注意收集登记领导讲话、规章制度、统计报表、调查报告、经验介绍及会议材料等登记外的文件材料。

2.学校党委、学校校长办公室要健全用印登记制度，凡以学校及院领导名义签字盖章的合同、协议等，必须登记在册，并留存一份归档。

3.教务处、科研处、基建处、资产处，每年年底要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、基建工程、重要仪器设备进行汇总，并将汇总目录报档案馆，以便跟踪检查归档情况。

第十五条 全校处级建制单位和因工作需要成立的临时性机构均为一个立卷单位，立卷归档工作由立卷单位和档案馆分工协作完成。

1.立卷单位应确定一名负责人分管档案工作，选配好兼职档案员。兼职档案员应根据归档范围和立卷标准认真做好文件材料的预立卷和归档工作。分管档案工作的负责人要统筹解决本单位公文管理中存在的问题，对本单位立卷归档文件是否真实准确和齐全完整进行审核。

2.档案馆具体督促、指导、协助各部门完成立卷归档任务，并进行检查验收。对发现的问题要及时指导档案员弥补更正。档案馆工作人员要依据归档范围、收发文登记等相关信息对立卷归档文件进行核查，对缺失的应归档文件在各部门归档交接单中注明。

3.立卷单位分管档案工作负责人、档案员和档案馆业务指导人员应在《备考表》、《立卷归档说明书》或《项目归档说明书》中履行签字手续，对立卷归档的质量各负其责。

第四章  归档文件材料的立卷分工

第十六条 为了避免立卷工作中可能产生的重归和漏归现象，根据各立卷归档部门的业务职责范围，结合档案材料形成的实际情况立卷归档分工：

1.中共中央、国务院、省、地、市党委和政府、国家教育部、省教育厅以及各业务部、局下发的文件，除明确要求退回的文件之外，综合性的文件由学校党委、学校校长办公室立卷归档，其他各部门专业性的或具体业务性的文件，由各部门立卷归档。

2.以校党委、校行政名义印发的文件，全校性、综合性的由学校党委、学校校长办公室立卷归档，其余的由各职能部门负责相应门类的立卷归档。以各部门名义印发的文件，由各部门立卷归档。

3.党委和学校召开的代表大会、党委常委会、办公会等会议材料，由学校党委、学校校长办公室立卷归档。各部门以校党委、校行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料，由主办部门立卷归档。

4.校内各部门向校党委、校行政请示、报告的正本及相应的批复、批转的原件，涉及学校全局的由学校党委、学校校长办公室立卷归档，其余的由各部门卷归档。

5.校内两个以上部门共同承办的文件，由主办部门立卷归档。

6.我校与外单位合作完成的项目，若我校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的文件材料；若我校为协办单位，则只归档与承担任务有关部分的文件材料。

7.党和国家领导人、上级部门领导及知名人士来校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的部门整理归档。

8.教学类文件、教材主要由教务处、招生办、就业办、学生处、等部门负责立卷归档。

9.科研类文件材料由课题组立卷，科研处归档。

10.学校编辑出版的校报、学报等重要报刊等由各编辑部门立卷归档。

11.基建类档案由基建处、后勤管理处立卷归档。

12.仪器设备类档案由资产处与实验中心立卷归档。

13.外事类文件材料由负责单位立卷归档。

14.财会档案由财务处立卷归档。

15.声像类档案由所在单位向档案馆立卷归档，每年报送新增库存目录，并不定期移交永久保存档案。

16.人物类档案由所在单位立卷归档。

17.实物类由学院各部门归档。

18.人事档案由人事处立卷归档。

第五章  卷内文件的排列

第十七条 卷内文件的排列应按照文件自然形成的规律和保持文件相互之间的内在联系，以便于查找利用为原则进行系统排列，排列方法按照卷内文件的具体情况而定。

第十八条 保管单位内科技等文件材料的排列要注意文件材料的自然形成过程，所反映的对象是结构上的隶属关系或工作程序上的衔接关系或者依据文件材料的重要程度。

第十九条 保管单位内党政管理类文件材料按重要程度或时间顺序排列：批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；打印稿在底稿之前，其它文件材料按时间顺序排列。

第六章  案卷的填写与装订

第二十条 成卷装订的卷内文件编页号。卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应在每页材料正面右上角编写一个页号。

按件装订的卷内文件编件号。卷内文件应逐件加盖档号章，填写档号章的各个项目，编制件号，档号章的位置在每份文件首页的右上角；卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文一般应分别计算件数；正本、定稿、历次修改稿应分别计算件数；正件与附件，按一件计算。

第二十一条 按卷内目录条款填写卷内目录。顺序号，以卷内文件排列先后顺序填写，题名一般应照实抄录。没有标题不能说明文件内容的文件可自拟标题，外加“[  ]”号。

第二十二条 填写卷内目录、顺序号。说明卷内文件缺损，修改补充，移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

第二十三条 拟写案卷标题。要求结构完整，应准确概括地反映卷内文件内容。

第七章  归档时间和移交手续

第二十四条 党政管理部门和按年度归档的单位在次年4月底以前归档；教学部门按教学年度立卷归档，应在每年10月底以前完成上一个学年度的立卷归档工作；科研、基建、仪器设备等专题性、成套性档案，对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；对于周期较长的材料，可以按阶段分批归档；特别重要的文件材料可以随时归档。

第二十五条 各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于机构撤销前将材料整理立卷，移交学校档案馆。

第二十六条 移交与接收档案必须严格履行交接手续，填写移交目录，交接双方在移交目录上签名、盖章，各执一份存查。

第八章  档案材料补充修改

第二十七条 凡已归档的文件材料需要修改时，须经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。修改后的文件材料要由责任人、责任部门负责人签字盖章方可归档，并需同时在备考表上注明。

第二十八条 档案不完整情况下需要文件材料时，档案人员应及时将补充材料插入卷内相应位置，并在卷内目录上补充填写清楚，备考表加以注明。

第九章  归档责任追究和漏交文件的追缴处理

第二十九条 凡因档案工作人员在立卷归档过程中发生档案工作责任，按照学校档案工作责任追究制度的规定处理。

第三十条 全校各部门每年的立卷归档情况分为齐全（归档率100%）、基本齐全（归档率90%以上）、不齐全（归档率90%以下）三个档次。根据各部门归档及时程度和立卷归档齐全情况，学校将在年终考核中给予综合评判考核结果。

第三十一条 对各部门未能按时归档的重要文件材料，学校档案馆将下达《应归档文件材料追缴通知》，直接送给相关单位分管归档工作的领导，若一月后仍不能归档，分管领导应写出书面说明，由本单位主要领导签字后交档案馆存查，学校将根据问题的严重性责令其写出书面检查或做出不同程度的纪律处分。

第十章  附 则

第三十二条 本规定自公布之日起施行。学校原有相关制度与此细则不一致的，以本细则为准。

档案馆档案归档整理制度

一、档案馆要严格按照《中华人民共和国档案行业标准》，每年定期对上一年度应归档的档案材料及时进行收集、验收、装订、分类、排列、编号、编目、装盒等。

二、特殊文件材料原单位暂需继续使用的，视情况可缓期整理移交归档。财会档案在接收归档时，一律保持原卷、原册，如有特殊情况，须同财务人员共同研究决定。

三、明确文件归档范围，按要求组织做好归档文件的整理和立卷工作。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制件号和页码，制作卷内目录和总目录。

四、做好归档文件材料的初期鉴定工作，对归档的文件要及时进行科学整理、分类、编目、上架，杜绝归档文件的乱堆乱放。

五、按规定定期收集散存在个人或部门与学院有关的档案材料。

六、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保管期限，便于保管和利用。

七、采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管，以确保档案资料的完整与齐全。

八、文件所用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求。

bet体育365官网正规档案馆档案查（借）阅制度

一、学校内部各部门档案员可直接到学校档案馆办理查阅手续，查阅本部门移交归档的档案材料；其他人员查阅档案必须凭档案形成部门介绍信并经学院主管领导同意后方可查阅，否则不予接洽。

二、外单位人员必须持单位介绍信及身份证原件，并在许可范围内方可查档，重要文件材料需经学院主管领导批准方可查阅。

三、查阅财务等特殊档案，需经档案室主任批准、财务部门同意并有财务人员在场方可查阅。查阅学籍档案者，需出示毕业证书、身份证或学生证。

四、查阅、摘录、复制未开放的档案，应经相关部门负责人批准。涉及未公开的技术问题，应经档案形成单位或者本人同意，并报请学校主管领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校校长办公室报院长批准。

五、档案材料原则上不外借。如工作确需带出档案室的，经批准后严格履行登记、签字手续，明确借出时间和归还时间。逾期未还或损坏、丢失造成损失的，依法追究当事人法律责任。

六、凡经批准查阅的档案材料，不得私自抽拆卷宗、涂改或转借他人，违者按《中华人民共和国档案法》中相关条款进行处罚。

七、凡查、借阅档案者，应自觉遵守保密制度,不准泄露档案内容，严格履行查、借阅手续。

bet体育365官网正规档案馆工作职责

一、贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和方针政策，制定学校档案工作规划、规章制度并负责监督、指导、检查执行情况。

二、利用多种形式开展《档案法》的宣传与教育活动，提高学校教职工的档案意识。

三、负责全校各部门保密规定、档案工作细则的制定以及档案员的培训工作。

四、负责搜集、整理、分类、鉴定、保管、统计学校各类档案及有关资料，对学校档案实行统一管理，严格遵守档案保密制度。

五、开展档案开发和利用工作，负责办理档案查阅、编辑档案参考资料、编制各种检索工具，积极开发档案信息资源。

六、负责档案的鉴定，对已超过保管期限的档案进行存毁处理。

七、负责完成学校年鉴的编撰工作及校史馆的讲解工作。

八、确保档案的完整与安全，定期对档案进行检查和清理。

九、负责档案室的日常管理工作，严格按照要求，保证档案的安全和卫生。

十、组织档案管理人员进行业务学习和业务培训，努力提高档案管理人员的业务水平，负责对学校档案工作人员的业务培训。

十一、研究制定档案管理现代化方案，努力实现档案管理的现代化。

十二、参加档案培训工作、学术研究和交流活动。

   十三、完成学校交办的其他工作。

bet体育365官网正规档案馆馆长岗位职责

一、贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策、决定和指示，定期主持召开档案工作会议，研究布置工作，及时解决档案工作中的实际问题。

二、督促指导档案工作人员做好档案的收集、整理、保管和统计工作。

三、负责组织档案的鉴定、验收。组织档案工作人员做好档案材料的形成、积累和归档，并按规定程序鉴定销毁无保存价值的档案。

四、组织开发提供档案信息，为学校教育教学及科研工作服务。

五、组织档案工作人员贯彻执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，严格执行党和国家保密、保卫规定，维护档案的完整与安全。

六、对档案馆工作要经常进行检查、监督和指导，及时总结经验，不断提高档案馆工作人员的业务素质和综合素质水平。

七、做好档案工作人员的思想政治工作，加强作风建设，强化服务意识，提高工作效率和工作质量。

八、定期检查档案馆各项设备的运行情况，做好安全防范工作。

九、完成学校领导交办的其它工作。

bet体育365官网正规兼职档案员岗位职责

一、负责本部门档案材料的收集、保管，坚持平时立卷；根据不同种类的文件材料编制预立卷目录，合理存放，妥善保管。
   二、每年应在规定的时间内，将应归档的文件材料整理立卷后向校档案馆移交，并保证归档文件材料的完整、准确、系统。

三、档案员对本部门形成并移交的纸质、实物 、声像等各种介质档案材料的归档质量负责,不得私自积压、销毁或遗失应予归档的任何材料。  
   四、认真学习、执行档案工作政策法规，积极参加档案业务培训和档案馆组织的相关活动；接受档案馆的业务指导和督促检查。
   五、注意文件材料的安全和保密工作。

bet体育365官网正规档案库房管理制度

为加强档案库房的科学管理，确保档案安全，最大限度地延长档案寿命，有效提供档案信息，特制定本制度。

一、档案库房是集中统一保管学院档案的重地，是学院档案、资料保管与存贮的重要场所，是提供利用档案的中心。未经档案馆领导批准，非本馆工作人员不得入库。

二、档案馆所有工作人员都有自觉维护档案库房安全的职责与责任，严防损害档案安全的事故发生。

三、档案进出馆库，要建立严格的登记制度，包括档案的接收、日常调阅、借还等。借出的档案归还后，及时按照编号放入档案柜，不得随意堆放。

四、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等安全防范措施。

五、对新接收入库的档案要严格检查，对有虫卵、虫蛀、发霉及其它问题的档案须经杀毒、除尘处理后方可入库。

六、定期对库房进行安全检查，并作好记录，发现问题及时处理。对破损、蜕变的档案及时修补、复制，确保档案安全。

七、定期打扫档案库房卫生，保持库房内整洁，过道通畅，不得堆放与档案无关的物品；严禁携带易燃、易爆危险品进入库房。

八、值班人员负责当日库房的管理与维护,保证档案资料的完整与安全。每天上班前要检查库房、档案柜等部位是否有异常情况，发现问题及时报告，并进行处理。

九、库房内要安置温湿度计，值班人员每天要注意观察温湿度，发现异常要开启必要的调控设备，并做好记录。库房的温度应控制在14-24℃之间，相对湿度应控制在45-60％之间。

十、值班人员每天下班前，应对库房的门窗、水、电源开关进行检查，确保档案安全。

十一、每学期结束前，档案专职人员要对借阅档案进行清理，尚未归还的要及时催还；每学年结束前对案卷进行总清点，确保账、物相符。

bet体育365官网正规档案工作保密制度

为确保档案中国家秘密的安全，根据国家《保密法》和 《档案法》及有关法规，特制定本制度。

一、档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家《保密法》及有关法规和本校保密制度，做好档案安全保密工作。

二、档案工作人员不得擅自复印、摘抄或传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。

三、对不归档的重要的秘密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定，需要销毀的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作的校领导批准后，由2人以上共同负责监销。平时办公废纸、废件、重复件、不得随意丢掉，必须销毀。

四、在档案整理工作中，应将秘密与非秘密的文件材料严格区分，分别组卷并在秘密档案的 “案卷封面” 和“案卷目录”中注明“秘密” 或“机密”字样以引起利用工作时注意，防止泄密。

五、尚未整理装订的档家材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥普保管。

六、严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级档案的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。

七、档案库房必须配备安全防范设施，未经管理《或本室）人员同意，一律不得入内。

八、秘密级档案材料，一般情况下，只供在阅览室查阅。若需借出，应办理审批手续，方可借出，借出后须承担档案秘密的安全责任。

九、借阅非本部门形成的属内部和秘密的档案材料，须凭单位介绍信，并经档案馆领导或档案形成部门负责人批准，方可查阅。

十、复印秘密级档案材料，应严格履行审批、登记手续。复印件应标明复印单位、份数、日期，并同原件一样管理。复印需在档案馆复印。

十一、档家馆必须履行行政监督职能，对保护秘密级档案安全有功者，提请学校给子表扬、奖励；对遗失、泄露秘密级档案者，提请学校给予行政处理处分。泄密严重者按照国家法律规定予以处理。

bet体育365官网正规档案保密守则

一、不该说的机密,绝对不说；
二、不该问的机密,绝对不问；
三、不该看的机密,绝对不看；
四、不该记录的机密,绝对不记录；
五、不在非保密本上记录机密；
六、不在私人通信中涉及机密；
七、不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密；
八、不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
九、不在普通电话、明传电报、普通邮局传达机密事项；
十、不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。

bet体育365官网正规档案馆工作人员岗位职责

一、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策、法规，认真钻研档案专业知识，忠于职守，不断提高业务素质和管理水平。

二、进行档案宣传工作，负责指导、监督、检查和协助各立卷部门文件材料的形成、积累和立卷归档工作。做好各类档案的接收、检查、整理、编目、统计、保管和提供利用工作。

三、积极进行档案的编研和学术研究，开发档案信息。为学校和社会服务。

四、使用计算机，利用现代化辅助手段进行档案管理工作，提高工作质量和效率。

五、遵守国家档案保密制度，维护学校各类档案的安全。

六、做好库房管理和各种设备的维护、使用，做好“八防”工作。

七、团结协作，自觉遵守档案规章制度，共同完成各项工作。